0. Inleiding
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is de nieuwe privacywetgeving die in de hele Europese Unie geldt.
Persoonsgegevens mogen niet zonder toestemming bewaard worden. Deze toestemming moet vastgelegd worden met reden waarom deze gegevens bewaard worden. Burgers krijgen het recht om hun persoonlijke gegevens op te vragen bij een organisatie, om deze vervolgens te laten verwijderen of aan te passen.
Verenigingen als de onze zijn verplicht een aantal voorzieningen te treffen om dit te waarborgen en zij moeten kunnen aantonen dat ze zich aan de wet houden, onder andere door hun procedures voor het beheer van persoonsgegevens te documenteren.
De procedures betreffen:
- Het veilig bewaren van persoonsgegevens
- Het verwerken/gebruiken van persoonsgegevens
- Het melden van datalekken aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens)
- Rechten van de leden en Toestemming voor het gebruik van hun gegevens
- Controle op uitbesteding van gegevensbeheer (in ons geval de website)
In dit document worden al deze aspecten behandeld. De leden zal worden gevraagd om hun toestemming voor de verwerking en het gebruik van hun persoonsgegevens volgens de in dit document beschreven procedures. Bij nieuwe leden zal deze toestemming een voorwaarde voor het lidmaatschap zijn.
1. Bewaren van persoonsgegevens
Onze leden zijn organisaties (met diverse rechtsvormen, zoals vennootschappen en stichtingen) die zich bezighouden met natuurbeheer met gescheperde schaapskudden. Van deze organisaties beschikken wij alleen over de NAW gegevens van de organisatie, dus naam, adres, woonplaats, postcode, telefoonnummers, emailadressen en het webadres van hun website. Ook van de contactpersonen (vertegenwoordigers) van deze organisaties bewaren wij deze NAW gegevens. Deze gegevens bevinden zich in een spreadsheet, hierna te noemen het bestuursbestand. Dit bestand wordt beheerd door de penningmeester van de Vereniging en de overige bestuursleden hebben hiervan een kopie op hun eigen systeem. De bestuursleden dienen hun eigen systeem te beveiligen met een firewall voor internet verkeer en een wachtwoord voor menselijke toegang. De bestuursleden mogen deze gegevens niet aan derden ter inzage of ter beschikking stellen zonder toestemming van betrokken leden.
De NAW gegevens van de organisaties zoals hierboven omschreven staan ook op de website van de Vereniging als de leden hiervoor toestemming hebben verleend. Bestuursleden staan met foto op de website en hebben daarmee ingestemd.
Tenslotte zijn er nog twee vormen van persoonsgegevens die bewaard worden door de Vereniging.
Soms worden leden of hun vertegenwoordigers genoemd in een verslag of nieuwsbrief die ook op de website van de Vereniging gepubliceerd wordt. Dit gebeurt alleen met instemming van de betrokken leden. Ook staan er op de website foto’s van evenementen waarop ook vertegenwoordigers van leden voorkomen. Ook dit gebeurt met instemming van betrokkenen. Instemming betekent dat de leden voor publicatie van deze gegevens op onze website of nieuwsbrief inzage krijgen en een termijn om te reageren als ze niet instemmen.
Het beheer van de website is deels uitbesteed (zie punt 5).
Geen van de gegevens die wij van onze leden bewaren hebben een reëel privacy risico.
2. Verwerken/gebruiken van persoonsgegevens
Nieuwe leden worden ingeschreven en dan worden hun NAW gegevens (zoals boven omschreven) toegevoegd aan het bestuursbestand en zij worden toegevoegd aan de ledenlijst op de website van de Vereniging tenzij zij uitdrukkelijk hebben aangegeven dat niet te willen. Onze leden stellen daar in de regel prijs vanwege marketing en pr doeleinden. Ook de verwijzing naar hun eigen website is voor hen aantrekkelijk. Wij noemen geen namen van contactpersonen bij de leden. Het komt voor dat een marktpartij (meestal een natuurorganisatie) contact wil met één van onze leden. Dan verwijzen wij naar de gegevens die over ons lid op onze website staan.
De NAW gegevens van onze leden en hun contactpersonen worden uitsluitend gebruikt om het te informeren middels email over zaken met betrekking tot de Vereniging zoals vergaderingen of ontwikkelingen in de markt en om ze te factureren voor onder andere contributie.
Als leden onze Vereniging verlaten en hun financiële verplichtingen zijn beëindigd dan worden hun NAW gegevens verwijderd uit het bestuursbestand en van de website van de Vereniging. De penningmeester geeft de bestuursleden periodiek een update van het leden bestand en de bestuursleden deleten dan het oude bestuursbestand. Vertegenwoordigers van de leden (organisaties) kunnen te allen tijde bij de penningmeester opvragen welke gegevens de vereniging van zijn organisatie bewaart.
3. Datalekken melden
Zodra een bestuurslid, een gewoon lid of de beheerder van de website een datalek constateert of vermoedt, wordt de secretaris daarvan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld en die meldt dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
4. Rechten en Toestemming
In de AGV wordt gesproken over data-portabiliteit. Dat heeft geen betekenis in onze Vereniging. De leden geven bij het aangaan van het lidmaatschap aan dat zij met de in dit document beschreven procedures akkoord gaan en als zij op sommige punten niet akkoord gaan dan zullen zij dat zelf schriftelijk aan het bestuur kenbaar maken.
Als de door de Vereniging gebruikte gegevens onjuist zijn dan zal de Vereniging die zo snel mogelijk corrigeren. De leden hebben te allen tijde het recht hun gegevens van onze website te laten verwijderen en ook foto’s en referenties naar hun persoon of organisatie uit nieuwsbrieven en verslagen die op de website staan te verwijderen. Zij dienen hiertoe een schriftelijk verzoek aan de secretaris te richten met een duidelijke omschrijving van de gegevens die wij verwijderd willen hebben.
5. Controle op uitbesteding
De webhosting wordt geregeld door Yourhosting (yourhosting.nl). Zij zijn aangesloten bij 2 keurmerken: DHPH en Consuveilig. Deze 2 keurmerken garanderen de aandacht voor informatiebeveiliging en stimuleren een betrouwbaar en veilig internet. Meer informatie over deze keurmerken is te vinden op de Yourhosting website.